档案库房是存储资料的重要地方，记载了社会的“过去”，与储存数据的机房不同，档案库房是信息社会发展的重要组成部分，能够将过去的历史和现在的发展记录保存，并且具有传播档案信息和宣传教育的功能。

档案库房中一旦发生不可逆的事件，很可能导致社会的“部分记忆”丢失，无法追溯来源，但随着社会时事不断增加，这无疑给档案馆的工作人员带来了更大的难度，为了能够减轻工作人员的压力，更好地为社会各界提供服务，调整档案库房管理框架成为一件重要的事情。

在管理档案库房馆的时候，与时俱进，不应拘泥于传统的管理模式，需要逐渐向信息化和现代化管理靠拢，但是信息化和现代化管理也相应，对档案库房管的环境做出更高的要求。档案库房馆的占地面积大小，决定着档案业务和技术用房是否符合标准，专用的设备没有配齐，信息数据库建立得不够完善，导致各个单位和部门之间出现断层，这些问题都在影响着档案保护工作。而且，档案保存的质量，档案的物理寿命的长短，以及档案的防虫防潮皆与档案库房内的环境脱不了关系。

所以，为了解决以上的问题，需要对档案库房制定合理的管理计划。档案库房环境监测系统是把有可能破坏档案的因素考虑在内，从而进行防范的监测系统，系统中充分应用了传感器技术，并将其与物联网技术，信息技术，自动化技术结合起来，根据国家有关政策，将监测与控制相结合，智能调节档案库房内的环境温度，尽可能地延长档案的保存期限，以便让档案资料发挥更大的价值。

档案库房环境系统是由多种系统组合而成，温湿度自动调控系统，漏水系统，环境质量监测系统，自动防火报警系统，自动防盗报警系统，灯光照明监控系统，电力监控系统，智能卡门管理，视频监控系统，数据集中监测与报警，数据统计报表。

通过这些系统，如果发生以下的情况，系统会自行优先处理。

温湿度传感器搜集库房数据，并上传至云平台，根据最初设置指令进行分析，当库房温度或湿度数值超过设定值，会通过开关空调、除湿机或者加湿器等相关设备，进行调节，直到恢复正常范围内的值为止。

在档案馆的门窗，管道，还有空调等容易漏水的地方，安装水浸变送器，实时监测漏水情况，当出现漏水情况时，会触发报警系统，通知相关人员及时处理。

档案存放的寿命，和空气中的元素有很大的关系，档案库房内的甲醛，PM2.5，粉尘等，影响着档案存放时间，暴露在这种环境中的档案，增加被腐蚀的风险，在环境质量不达标时，系统会打开新风系统进行调整，将档案馆内的空气质量调整到正常范围之内。

不管是机房还是库房，火灾无疑是最容易发生也是造成损害较大的事故，档案库房内增加烟感探测器、温度探测器、声光报警器组成的防火报警系统，万一档案库房内出现火情时，监控主机会发出指令，声光和语音报警同时启用，及时将火点告警给管理人员。

在库房没有人值守时，实时监测人员进出情况，非法闯入的人员，立刻进行声光报警，并电话通知管理人员。

档案库房内的光照强度过高时，会进行智能调节，库房断电时，可提供30分钟以上的延迟供电，以便管理人员进行作出相关决定，进出有序，凭借刷卡加密码进出制度，让档案安全性更高一层，视频监控系统实时查看，随意抽调，还可以根据不同的库房进行集中的监测，可以以数据图表或者地图的方式进行查看。